VÅR INTEGRITETSPOLICY OCH GDPR
BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Vår målsättning är att du ska kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss inom Valorem. Vi är beredda att vidta alla rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. Vår behandling av personuppgifter sker enligt bestämmelserna i gällande dataskyddsförordning (GDPR), den svenska kompletterande dataskyddslagen och andra tillämpliga lagar och regler.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Valorem Bostadsrättsförvaltning som är en registrerad bifirma till G. Wasberg Redovisning AB med organisationsnummer 556413-2586, Box 1235, 172 24 Sundbyberg, telefonnummer 08-20 35 03, är personuppgiftsansvarig (nedan kallat ”Valorem”).
PERSONUPPGIFTSBITRÄDE
Valorem är personuppgiftsbiträde för den behandling av personuppgifter som sker enligt avtal med våra kunder dvs. bostadsrättsföreningar, samfällighetsföreningar och fastighetsägare (nedan ”Kund” eller ”Kunder”). Ett personuppgiftsbiträdesavtal tecknas mellan Valorem och respektive Kund i enlighet med de krav som uppställs i GDPR. Personuppgiftsbiträdesavtalet reglerar ansvaret mellan parterna.
NÄR SKER BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER?
Valorem behandlar dina personuppgifter när du:
- är kontaktperson hos någon av våra Kunder
- äger, hyr eller bor i andrahand hos någon av våra Kunder
- ska erhålla en utbetalning som vi genomför på uppdrag av någon av våra Kunder
- är kontaktperson hos någon av våra leverantörer
- söker arbete hos Valorem.
PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS
Uppgifter som vi behandlar om kontaktpersoner hos våra Kunder och leverantörer är namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Uppgifter om namn på styrelseledamöter hos våra Kunder hämtas från Bolagsverket.
I de fall våra kundavtal innebär hantering av lägenhets- och medlemsregister behandlas de uppgifter som lagen kräver och det som behövs för att vi ska kunna utföra uppdraget. Det gäller uppgifter om namn, adress, personnummer och lägenhetsnummer. Vid utbetalningar för våra Kunders räkning behandlas personnummer och kontouppgifter för berörd individ. Vi behandlar även uppgifter om andrahandshyresgästers namn, adress, personnummer, telefon och e-postadress.
Om någon som äger eller hyr ett objekt hos någon av våra Kunder, inte betalar sina skulder, kommer skuldsaldot tillsammans med namn, adress och personnummer att föras över till inkassohanteringen. Det gäller enbart i de fall Kunden har inkassohantering i avtalet.
Valorems strävan är att inte behandla känsliga personuppgifter såsom uppgift om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa och sexualliv. Om du själv lämnar någon sådan information till oss, till exempel vid en jobbansökan eller när du ansöker om betalning via autogiro, kommer vi att inhämta samtycke från dig för att behandla sådana uppgifter.
ÄNDAMÅLET MED BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH RÄTTSLIG GRUND
Uppgifter om kontaktpersoner hos Kund eller leverantör samt uppgift om person som är registrerad hos Bolagsverket som företrädare för någon av våra Kunder registreras i vårt kundregister och används för att vi ska kunna samarbeta med våra Kunder och leverantörer enligt bestämmelser i avtal med eller uppdrag för Kund eller avtal med leverantör. Den rättsliga grunden för att behandla uppgifterna är fullgöra avtal.
När du äger eller hyr hos någon av våra Kunder har vi ett uppdrag att hantera lägenhets- och medlemsregister, sköta ut- och inbetalningar samt bokföring. Det gör vi för att följa vid var tid gällande lagar såsom bostadsrättslagen, lagen om ekonomiska föreningar, bokföringslagen och skattelagen samt där myndigheter kräver rapportering och statistik. Den rättsliga grunden för att behandla uppgifterna är rättslig förpliktelse.
Om du hyr en lägenhet i andra hand hos någon av våra kunder registrerar vi namn, adress, personnummer, telefon och e-postadress. På så sätt kan styrelsen få kontakt med dig i sådant som berör dig som boende i huset. Den rättsliga grunden för behandling av uppgifterna är intresseavvägning. Intresset att behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse av att få dina personuppgifter skyddade då sådan information kan vara av intresse för dig och integritetsrisken för dig anses som mycket liten.
Om du vill att vi drar din avgift eller hyra direkt från ditt bankkonto, behöver du lämna ditt samtycke i samband med att du lämnar in din autogiroanmälan. Den rättsliga grunden är således samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke.
Om du inte betalar dina räkningar i tid till någon av våra Kunder behandlar vi uppgifter om namn, adress, personnummer och skuldbelopp för hantering av inkasso. Det görs endast om Kunden har ett avtal med Valorem angående inkasso. Det gör vi för att hjälpa våra Kunder att få in de pengar som de har rätt till. Den rättsliga grunden för att behandla uppgifterna är intresseavvägning. Våra Kunder har ett berättigat intresse av att driva in sina skulder, vilket väger tyngre än ditt intresse av att få dina personuppgifter skyddade.
Om vi gör en utbetalning till dig, behandlar vi uppgifter om ditt namn och kontonummer för att kunna genomföra utbetalningen. Den rättsliga grunden för att behandla uppgifterna är fullgöra avtal.
UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER
Uppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part, till exempel mäklare. Dessa är skyldiga att följa GDPRs regler för behandling av personuppgifterna och har inte rätt att lämna ut dina personuppgifter till någon annan eller att använda dem för andra ändamål än det ursprungliga.
När arbete utförs enligt kundavtal med lägenhets- och medlemsregister kan uppgifterna komma att lämnas ut till banker, Skatteverket och mäklare om det finns lagkrav. Uppgifterna visas också för kontaktpersonerna hos våra Kunder som har tillgång till vårt lägenhetsregister.
Slutligen kan personuppgifter även komma att lämnas ut för det fall det i övrigt följer av lag, förordning eller myndighetsbeslut.
HUR LÄNGE FINNS UPPGIFTERNA KVAR?
Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot våra Kunder för att tillhandahålla tjänsten eller produkten och för fakturering och gentemot våra leverantörer för att avtal ska fullgöras. Uppgifter avseende arbetssökande raderas efter 2,5 år efter ansökningsdagen om du inte har lämnat ditt samtycke till att dina uppgifter får sparas under längre tid. Har du samtyckt till att dina personuppgifter får behandlas raderas de då du begär det om det inte finns någon annan rättslig grund för att behandla uppgifterna.
DINA RÄTTIGHETER
- Du har rätt att kostnadsfritt begära information från Valorem om behandlingen av de personuppgifter som rör dig.
- Du har också rätt att få en kopia av denna information.
- Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller radera uppgifter som är felaktiga eller begränsa behandlingen av sådana uppgifter.
- Du har rätt att invända mot behandling av dina uppgifter som sker med den rättsliga grunden att vi har ett berättigat intresse.
- Du har även rätt att begränsa behandlingen, t.ex. om du anser att uppgifterna inte är korrekta.
- Du har också i vissa fall rätt att få del av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format eller, om det är tekniskt möjligt, att få uppgifterna överförda till en tredje part som du anvisar.
- Du har vidare rätt att begära att dina uppgifter inte behandlas för direktmarknadsföringsändamål.
- Om du är missnöjd med vår behandling kan du lämna in klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet i Sverige. Du kan läsa mer på www.datainspektionen.se.
SÄKERHET
Det innebär alltid en risk att lämna ut personuppgifter över internet. Inga tekniksystem är helt skyddade för intrång. Valorem har emellertid vidtagit alla rimliga tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse. Valorem har utarbetat rutiner och arbetssätt för att personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast de anställda och andra inom Valorem som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till desamma.
KONTAKT
Kontakta oss på info@valorem.se eller vår postadress som anges ovan om du har frågor rörande vår personuppgiftsbehandling.
ÄNDRING AV DENNA POLICY
Valorem förbehåller sig rätten att ändra denna policy från tid till annan för att reflektera ändrade lagkrav och/eller vår behandling av personuppgifter. Eventuella ändringar kommer att läggas ut på vår webbplats.